Pengertian Surat Dinas : Ciri, Fungsi, Syarat, Bagian dan Contohnya

Pengertian Surat Dinas – Pasti disini anda pernah mendengar mengenai surat dinas, yang mana surat dinas  ini merupakan surat resmi yang oleh suatu istansi ataupun lembaga yang memiliki tujuan tertentu dalam keperluan dinas. Berikut essay.co.id akan menjabarkan mengenai surat dinas secara lengkap.

Pengertian Surat Dinas

Pengertian surat dinas adalah suatu surat resmi yang mana ssurat ini dibuat oleh sebuah instansi ataupun lembaga yang mana memiliki tujuan tertentu dalam keperluan dinas. Atau juga surat dinas juga dapat diartikan sebagai surat yang berisikan permasalahan kedinasan serta biasanya surat ini dibuat oleh suatu instansi atau lembaga.

Isi dari surat dinas sendiri ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu dari pemerintah maupun swasta. Sebab fungsi dari kedinasan ini sendiri tak hanya berlaku untuk pemerintahan saja, akan tetapi berlakujuga pada instansi atau lembaga swasta. Isi dari surat dinas juga biasanya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian tugas, pemberian suatu izin, dan lain sebagainya.

Maka dari itu apabila ada surat dinas yang dikirim dari satu pihak lain yang mana isinya ada hubungannya dengan kepintingan tugas atau suatu kegiatan dinas suatu instansi. Maka dari itu surat seperti ini disebut dengan surat resmi. Mengapa surat tersebut disebut dengan surat resmi? Sebab penulisan yang ada di dalam surat tersebut ditulis dengan format dan menggunakan bahasa resmi.

Fungsi Surat Dinas

Setelah anda mengetahui apa itu surat dinas selanjutnya kita akan lanjut ke fungsi dari surat dinas. Bagi anda yang belum mengetahui fungsi dari surat dinas, berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat dinas yang perlu anda ketahui, diantaranya:

1. Pertama, berfungsi sebagai pedoman pekerjaan, sebagai surat untuk intruksi, surat pemberian izin dan surat untuk pengambilan keputusan.
2. Kedua, surat ini juga berfusi sebagai alat pengingat, sebab surat ini juga bisa dijadikan sebagai arsip bagi instansi.
3. Sebagai tanda buktui dari perkembangan suatu instansi atau lembaga.
4. Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
5. Dan lain sebagainya

Ciri Umum Surat Dinas

Diastas kita telah mempelajari fungsi dari surat dinas, berikut kita bisa lanjut ke ciri-ciri surat dinas. Meskipun surat dinas di setiap instansi memiliki ciri dan ketentuan yang berbeda, akan tetapi terdapat beberapa ciri surat dinas baku yang wajib untuk di ikuti. Ciri dari surat dinas ini yang membedakan dengan surat-surat yang lain. Ciri umum yang terdapat pada surat dinas diantaranya yaitu, sebagai berikut:

1. Adanya kop surat dari lembaga, perusahaan, maupun instansi yang ada sangkutannya

Kop surat pada surat dinas sendir memiliki fungsi sebagai identitas dari perusahaan, lembaga atau instansi yang membuat surat tersebut. Pada umumnya kop surat ini berisikan logo, nama perusahaan, alamat, nomor telepon serta kontak dari instansi tersebut yang dapat dihubingi. Jika anda disini masih bingung dengan bentuk dari kop surat anda bisa melihat contoh kop surat dibawah ini.

2. Terdapat salam pembuka dan penutup

Salam pembuka yang ada pada surat dinas memiliki fungsi sebagai tanda dibukanya sebuah pembicaraan pada surat dan merupakan untuk basa basi sebagai tanda penghormatan untuk penerima surat tersebut. Salam hormat yang paling umum digunakan pada surat dinas adalah kalimat dengan hormat. Sedangkan untuk selam penutup berfungsi sebagai bentuk penutupan pembicaraan atau isi dari surat tersebut. Selam penutup pada surat dinas juga berfungsi sebagai basa basi penutup untuk penghormatan.

3. Tanda nomor surat

Bagi yang belum tau nomor surat merupakan urutan nomor dari surat yang sudah dikeluarkan oleh sebuah instansi yang mana biasanya berisikan kode surat. Fungsi dari nomor surat ini sendiri yaitu sebagai penanda untuk memudahkan dalam mengetahui surat yang sudah dikeluarkan, untuk mempermudah dalam pengarsipan surat, mempermudah dalam pecarian surat teersebut jika dibutuhkan kembali, dan untuk mempermudah petugas perngarsipan untuk melakukan tugasnya.

4. Terdapat bagian lampiran dan perihal

Lampiran merupakan suatu hal yang melengkapi surat dalam bentuk dokumen pendukung yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya. Untuk fungsi dari perihal ini sendiri yaitu sebagai pentunjuk kepada penerima surat mengenai isi masalah pokok surat tersebut. Bisanya perihal berisikan tujuan dari dibuatnya surat tersebut, misalnya seperti perihal dari surat adalah undangan apabila surat tersebut ditujukan sebagai surat undangan. Untuk memahami lebih lanjut mengenai lampiran dan perihal anda bisa melihat beberapa contoh yang saya berikan dibawah ini.

5. Stempel dan tanda tangan instansi

Fungsi dari tanda tangan pada surat dinas adalah untuk memastikan indentifikasi dari surat tersebut atau untuk memverifikasi ciri-ciri penandatangan yang berkaitan dengan kesehatan surat tersebut yang telah dikeluarkannya. Sedangkan fungsi dari stempel ini sendiri yaitu sebagai tanda identitas atau pengenal dari instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. Dengan adanya stempel tersebut keresmian dari surat yang dikeluarkan itu menjadi semakin kuat.

Ciri-Ciri Surat Dinas

Ada juga ciri dari surat dinas yang perlu anda ketahui, diantaranya yaitu:

1. Terdapat kop surat serta nama instansi maupun lembaga didalam surat tersebut
2. Adanya nomor surat dan lampiran didalamnya
3. Terdapat salam pembuka dan juga salam penutup
4. Menggunakan bahasa resmi atau baku, sebab surat dinas sendiri merupakan surat resmi
5. Adanya setempel instansi atau lembaga didalam surat tersebut sebagai tanda keresmiannya semakian kuat

Bagian Surat Dinas

Setalah anda mengetahui ciri ciri dari surat dinas anda juga perlu mengetahui bagian – bagian yang ada pada surat dinas. Surat dinas adalah surat resmi yang pastinya ada bagian-bagaian didalam surat tersebut, diantaranya sebagai berikut:

1. kepala surat

Yang mana kepala surat ini merupakan bagaian yang letaknya paling atas pada surat dinas, dalam kepala surat ini sendiri terdapat nama instansi, alamat instansi serta logo dari instansi tersebut.

2. tanggal surat

Tanggal surat sendiri memuat tanggal surat itu dibuat dan tempat dibuatnya surat dinas tersebut.

3. Nomor

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa nomor surat adalah nomor surat yang digunakan sebagai kode identitas suatu instansi dan tahun pembuatannya.

4. Lampiran

Lampiran adalah lembar tambahan yang mana berupa dokumen yang mendukung atau isi dari surat utama yang dibuatnya. Jika tidak ada lampiran pendukung biasanya dikasih tanda strip (-)

5. perihal

Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa fungsi dari perihal ini sendir yaitu berisi tentang isi pokok dari surat dinas tersebut.

6. alamat
7. salam pembuka
8. isi surat
9. salam penutup
10. nama pengirim
11. tembusan

Contoh Surat Dinas

Itulah sedikit penjelsan yang dapat saya sampaika mengenai Pengertian Surat Dinas : Ciri, Fungsi, Syarat, Bagian dan Contohnya. Semoga penjelasan yang saya sampaikan ini bermanfaat saya ucapkan terimakasih, dan jangan lupa baca juga artikel lainnya dari essay.co.id yang akan menambah wawasan anda.